Wymagania jakie muszą spełniać księgi rachunkowe

Wymagania formalne

Podstawowe akty prawne:

1. Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku.
   
2. Ustawą o podatku od towarów i usług z 8 stycznia 1993 (wraz z późniejszymi zmianami),
3. Rozporządzenie ministra finansów z 8 grudnia 1994.

Ustawa o rachunkowości
 
Struktura systemu

Zgodnie z Art. 13 pkt. 1 Księgi rachunkowe obejmują:

1. Dziennik - zapis wszystkich operacji w porządku chronologicznym.
   Rolę dziennika mogą pełnić rejestry księgowe. Zapisy w rejestrach są numerowane w sposób ciągły. Podział na kilka rejestrów (dzienników) operacji według ich rodzajów jest zgodne z Art. 14 pkt. 3 ustawy. Zapisy w dzienniku muszą być numerowane w sposób ciągły. Jeśli stosuje się dzienniki częściowe, raz w miesiącu musi zostać wykonane zestawienie obrotów tych dzienników za miesiąc.
2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna). Służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Dla każdego konta zapisy wykonuje się w porządku chronologicznym.
3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna). Ewidencja może być wartościowa, ilościowo-wartościowa, ilościowa (wycena na koniec miesiąca według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych niż ceny sprzedaży netto).
4. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Zasady ewidencji

Zasady ogólne

1. Ewidencja jest prowadzona w języku polskim.
2. Trwałe oznaczenie ksiąg (wydruków) nazwą jednostki oraz określeniem rodzaju ksiąg.
3. Jednoznaczne określenie roku księgowego (w przypadku tabulogramów także miesiąc i data wydruku).
4. Jeśli księgi są składane z luźnych stron, powinny one być ponumerowane. Na końcu powinna znajdować się adnotacja odnośnie ich ilości i daty zamknięcia.

Wymogi dotyczące ewidencji komputerowej zawarte są w art. 14, 15, 18, 20-25. Niestety niektóre z tych przepisów są niejasne. W ich interpretacji posłużono się publikacjami prasy fachowej.
1. Zgodnie z Art 14 ustawy, należy zapewnić:
1.1. Ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych (pkt 1). Nie wiadomo jednak na czym ma polegać to sprawdzenie i przez kogo ma być dokonywane.
1.2. Niedostępność zbioru do modyfikacji, poza dowodami korekt księgowych. Znów niewiadoma - o jaki zbiór chodzi (zazwyczaj baza danych systemu składa się z wielu zbiorów). Nie wiadomo też na czym mają polegać te modyfikacje. Przecież każda procedura przetwarzania danych powoduje ich modyfikacje. Poza tym większość nowoczesnych programów działa w oparciu o bazę danych, co pociąga za sobą możliwość dowolnych modyfikacji poprzez osobę o odpowiednich uprawnieniach. Zapewne autorom przepisu chodziło o uniemożliwienie w systemie FK modyfikacji zbiorów stanowiących księgi podatkowe inaczej, jak przy pomocy dokumentów.
1.3. Automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów.
Wydruk dziennika nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca. Wydruk może być zastąpiony przez trwałą kopię danych.
Ujmowanie zapisów w dzienniku przed ich wprowadzeniem na konta księgi głównej.

2. Tabulogramy powinny spełniać następujące wymogi:

• strony powinny być ponumerowane
• powinna być oznaczona pierwsza i ostatnia strona
• tabulogram powinien być oznaczony datą wydruku i nazwą firmy

3. Zapisy powinny posiadać automatycznie nadawany numer pozycji w dzienniku oraz dane pozwalające ustalenie programu i osoby wprowadzającej.

4. Dowody księgowe wyceniane automatycznie muszą być drukowane (Art. 21 pkt 2).

5. Korekty wprowadzonych dowodów mogą być wprowadzane jedynie poprzez zapisy stornujące.

6. Powinien być dostępny uzupełniany na bieżąco wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe.

Zasada zapewnienia kontroli w programach komputerowych jest realizowana poprzez niedopuszczanie przez program dokumentów, których zapisy nie bilansują się. Ponadto dokumenty mogą być korygowane przed ich ostatecznym zatwierdzeniem (dzięki operacji zatwierdzenia unikamy sprzeczności z zakazem korygowania dokumentów). Ostatecznym momentem zatwierdzenia dokumentów jest zamknięcie miesiąca. Od tej pory dokument nie jest dostępny do modyfikacji. Według niektórych interpretacji wymóg zapewnienia chronologii może być spełniony poprzez odrębne numerowanie dokumentów w każdym miesiącu. Jest to rozsądny postulat, gdyż dokumentu muszą być ujmowane w miesiącu którego dotyczą.

Oczywistym jest, że chronologia w przypadku dokumentów zakupu dotyczyć musi dat księgowania, a nie dat wystawienia dokumentu. W dokumentach sprzedaży chronologia dotyczy zarówno daty wystawienia jak i daty księgowania.

Dokumentacja (art. 10)

1. Wykaz zbiorów (plików) stanowiących księgi rachunkowe
2. Opis zbiorów stanowiących księgi rachunkowe
3. Wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia do uzytkowania
4. Opis przeznaczenia kkażdego programu
5. Opis działania każdego programu:
   - zasady przetwarzania danych
   - reguły dokonywanych obliczeń
   - reguły ewidencji danych
   - reguły kontroli danych
   - reguły wydruku danych lub ich przenoszenia na trwały nośnik

6. Zasady ochrony danych

7. Instrukcje użytkownika (operatorskie)

8. Zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych (log)

Organizacja rachunkowości

Miejscem prowadzenia ksiąg jest siedziba zarządu lub oddziałów jednostki. W razie prowadzenia ksiąg gdzie indziej:

• w ciągu 15 dni kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić o tym odpowiedni urząd skarbowy
• należy zapewnić dostępność ksiąg do badania w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki
• księgi powinny być chronione przed uszkodzeniem, nieupoważnionym dostępem i niedozwolonymi zmianami

Ustawa o podatku od towarów i usług

Ustawa ta nakłada obowiązek prowadzenia rejestrów VAT. Podatnicy są zobowiązani do prowadzenia rejestrów VAT sprzedaży w celu właściwego wykazania podatku VAT należnego oraz rejestrów VAT zakupu w celu obliczenia podatku naliczonego. Rejestry są wymagane do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Jeśli numer w rejestrze księgowym jest równocześnie numerem w rejestrze VAT, nie ma potrzeby pamiętać dodatkowej numeracji. Powinna jedynie istnieć funkcja wydruku rejestru VAT w formie zgodnej z powszechnie używanym wzorem.

Inne wymagania, zapewniające rzetelność prowadzenia ksiąg

Wymagania wobec systemu informatycznego:
 

1. Funkcje atestacyjne:

• prawidłowość
• wiarygodność

2. Funkcje użytkowe

• sprawność
• użyteczność

Wymagane informacje:

1. Reguły udokumentowania danych
2. Wykaz komunikatów oraz reguł postępowania z ujawnionymi błędami
3. Opis tworzenia i utrzymywania śladu rewizyjnego
4. Przedstawienie postaci zestawień i ekranów z określeniem zasad dostępu do informacji wynikowych
5. Opis sposobów przekazywania i kontroli informacji między podsystemami rachunkowości
6. Opis procedur dostępu do danych niezbędnych dla biegłego rewidenta
7. Zasady ochrony danych

Dokumentacja powinna być sporządzona w sposób umożliwiający jej podział pomiędzy użytkowników według kompetencji oraz zapewnić ochronę informacji.

NIEDOZWOLONE JEST RĘCZNE POPRAWIANIE WYDRUKÓW

Zasada jakie powinny obowiązywać w rachunkowości:

1. Zasada równowagi bilansowej
   suma aktywów = suma pasywów
2. Zasada ciągłości bilansowej
   salda kont bilansowych => bilans zamknięcia => bilans otwarcia => salda kont bilansowych
3. Zasada otwarcia kont bilansowych
   aktywa BO => salda Wn kont bilansowych
   pasywa BO => salda Ma kont bilansowych
4. Zasada dokumentowania zapisów księgowych
   wszelkie zapisy muszą być dokumentowane
5. Zasada prowadzenia kont bilansowych aktywów i pasywów
   zwiększenie stanu aktywów => strona Wn
   zmniejszenie stanu aktywów => strona Ma
   zwiększenie stanu pasywów => strona Ma
   zmniejszenie stanu pasywów => strona Wn
6. Zasada podwójnego zapisu
   suma zapisów po stronie Wn = suma zapisów po stronie Ma
7. Zasada powtarzanego zapisu
   analityka = syntetyka
   saldo Wn - Saldo Ma = Suma zapisów Wn - Suma zapisów Ma
8. Zasada równości obrotów
   dla wszystkich kont: suma Wn = suma Ma

Najczęstsze błędy

1. Nie przeksięgowane koszty (koszty pozostają na kontach zespołu 4). Sytuacja taka ma wpływ jedynie na kalkulacyjny rachunek wyników ( w rachunku porównawczym koszty są pobierane z kont zespołu 4). Aby usunąć niezgodności należy wykonać przeksięgowanie kosztów.
2. Różnice inwentaryzacyjne wyrobów gotowych (produktów). Różnice te powinny zostać ujęte jako pozostałe przychody/koszty operacyjne, lub korygować koszt ich wytworzenia.
3. Nie uwzględnienie sald wszystkich kont. Zasadniczo w bilansie powinny zostać uwzględnione salda kont nie ujmowane w rachunku wyników. Salda pozostałych kont muszą dawać w sumie zero. Saldo Wn konta rozliczenia zakupu (300) dodaje się do wartości towarów lub materiałów. Saldo Ma dodaje się natomiast do zobowiązań.
4. Inne błędne księgowania (na przykład Wn 330 / Ma 580). Powodujące przerwanie kręgu kosztowego (koszty z kont zespołu 4 muszą trafić na konta zespołu 6 lub 7).

Literatura:

1. MSRF - Międzynarodowe standardy rewizji finansowej, wyd. SKwP, Zarząd Główny, Centralny Ośrodek Szkolenia Zawodowego, W-wa 1997
2. ‘Rewizja Finansowa w środowisku informatycznym. Podręcznik biegłego księgowego’. REWIKS, Warszawa 1997 G Idzikowska, A Kwasiborski, J. Majdziak, K. Owczarek, Z Owczarek, J. Skowroński