Uzasadnienie biznesowe

Uzasadnienie biznesowe (z ang. Business Case), to przedstawienie przesłanek dla zainicjowania projektu, prezentacja opcji, wraz z korzyściami jakie one dają. W metodyce PRINCE 2 [2] jest to podstawowy dokument, na podstawie którego podejmowana jest decyzja o finansowaniu projektu.

Dokument ten zawiera opis korzyści, kosztów i ryzyka z projektu. z perspektywy projektowej.

Uzasadnienie biznesowe ułatwia komunikację pomiędzy głównymi interesariuszami projektu. Osobą odpowiedzialną za uzasadnienie biznesowe jest zazwyczaj przedstawiciel inwestora w Komitecie Sterującym projektu. W przypadku metodyki PRINCE2:2009 jest to Przewodniczący, w innych metodykach inwestor lub sponsor. Osoba ta gwarantuje, że uzasadnienie biznesowe zostało zaakceptowane przez kierownictwo.

Zmiana biznesowa

Realizacja projektu e-usługi prowadzi zazwyczaj do zmiany procesów biznesowych. Nazywamy to zmianą biznesową. Zmiana ta powoduje w organizacji określone rezultaty (cele) i skutki uboczne. Rezultatem może być na przykład zwiększenie penetracji rynku lub zdobycie nowych klientów.

Korzyści w projektach

Korzyściami w projektach są mierzalne efekty ich realizacji. Mogą to być zyski lub inne wskaźniki – także poza-finansowe.

Do czego służy uzasadnienie biznesowe?

1. Przed rozpoczęciem realizacji projektu uzasadnienie biznesowe pomaga podejmować decyzję o przystąpieniu do realizacji projektu.
2. Po osiągnięciu kamieni milowych w projekcie. Wówczas są podejmowane decyzje dotyczące kontynuowania projektu.
3. W sytuacjach kryzysowych, gdy rozważamy przedwczesne zamknięcie projektu.
4. Po zakończeniu projektu, gdy oceniamy osiągnięte korzyści. Uzasadnienie biznesowe służy do weryfikacji poczynionych przed projektem założeń.

Główne elementy uzasadnienia biznesowego w PRINCE2 [1]:

Podsumowanie

Pierwszym elementem w uzasadnieniu Biznesowym jest podsumowanie (nazywane czasem w dokumentach streszczeniem dla kierownictwa). Ze względu na to, że pełne uzasadnienie biznesowe może być bardzo obszernym dokumentem warto na samym początku napisać krótkie streszczenie (nazwane w PRINCE2 podsumowaniem). Uwypukla on najważniejsze punkty uzasadnienia biznesowego, ze szczególnym naciskiem na istotne korzyści oraz finansowe aspekty przedsięwzięcia określone w ocenie opłacalności.

Istotą zamieszczonego podsumowania jest przekazanie najważniejszych elementów, co pozwala na zrozumienie idei realizacji przedsięwzięcia bez konieczności wchodzenia w szczegóły i detale związane z późniejszą realizacją korzyści.

Powody podjęcia projektu

Istotnym elementem w uzasadnieniu Biznesowym jest odpowiedź na pytanie: dlaczego? Odpowiedź na to pytanie jest o tyle istotna, że pozwala skupić się na rozwiązaniach, które odpowiadają na tę potrzebę. Drugim aspektem występującym w tej części może być powiedzenie, w jaki sposób projekt umożliwia realizację strategii i celów organizacji.

Możliwe rozwiązania biznesowe

Jeśli mamy już zdefiniowane powody podjęcia projektu, to kolejnym krokiem jest analiza potencjalnych możliwości wyjścia naprzeciw potrzebie. W rozdziale tym podajemy różne rozwiązania, przy czym należy pamiętać, że uzasadnienie biznesowe nie jest studium wykonalności. Dlatego też możliwe rozwiązania opisane są na bardzo ogólnym poziomie. Metodyka PRINCE2 nakazuje rozważyć trzy podstawowe opcje:

1. nie robić nic – wariant, w którym nie decydujemy się na podjęcie projektu (np. brak realizacji serwisu internetowego i pozostanie przy obecnych rozwiązaniach);
2. ograniczyć się do minimum – ograniczenie zakresu projektu do minimalnego zakresu pozwalającego na odpowiedź na potrzeby (dla przedsięwzięć internetowych może to być np. realizacja minimalnego zakresu funkcjonalnego serwisu internetowego);
3. zrobić coś ponad minimum – wariant ten dotyczy realizacji projektu w zwykłym zakresie.

W uzasadnieniu Biznesowym nie musimy ograniczać się jedynie do trzech powyższych możliwości. Metodyka podaje je jako minimum, dlatego też możemy w dokumencie przedstawić jeszcze dodatkowo kilka innych opcji.

Istotne jest wskazanie (wraz z krótką rekomendacją) wybranego wariantu – będzie on służył jako podstawa dalszej analizy i traktowany jest jako rekomendacja dla realizacji projektu.

W metodyce PRINCE2 określono także kilka podstawowych typów uzasadnienia biznesowego. Są to

1. projekt obligatoryjny – projekt, którego konieczność realizacji wynika np. z obowiązków narzucanych przez uregulowania prawne;
2. projekt realizowany nie dla zysku – rodzaj projektu, w którym korzyści nie są związane bezpośrednio z zyskami organizacji – bardzo często jest to związane np. z realizacją zadań statutowych organizacji non-profit;,
3. projekt ewoluujący – projekt, w którym początkowe uzasadnienie biznesowe określa szeroką tolerancję dla korzyści, które są doprecyzowywane w ramach realizacji projektu – przykładem są przedsięwzięcia badawczo-rozwojowe,
4. projekt realizowany w środowisku klient-dostawca, - rodzaj projektu, w którego zaangażowana jest firma zewnętrzna (posiadająca własne uzasadnienie biznesowe);
5. projekt realizowany przez wielu dostawców – jest to projekt, w którym nie ma jednego, głównego dostawcy, natomiast w realizację zaangażowane jest wiele stron, których produkty integrowane są po stronie klienta.

Powyższa lista typów uzasadnienia biznesowego podana przez metodykę PRINCE2 nie jest zamknięta. Są to jedynie przykłady różnych sytuacji, z którymi możemy się spotkać przy planowaniu przedsięwzięcia.

Oczekiwane korzyści

Istotnym elementem uzasadnienia biznesowego są korzyści, które przyniesie projekt. Ważne jest, aby były one wyrażone w kategoriach mierzalnych. Korzyści wyrażamy porównując realizację projektu do sytuacji, która była przed jego realizacją Mogą one być zarówno jakościowe, jak i ilościowe. Istotnym aspektem należącym do metodyki PRINCE2 są tolerancje. Wynika to stąd, że zwykle nie jesteśmy w stanie bardzo dokładnie określić mierzalnych parametrów. Natomiast możemy określić przedziały wartości, w których oczekiwane przez nas korzyści z projektu powinny się znaleźć.

W projekcie może być wiele kategorii korzyści. Ważne jest, aby wszystkie je zidentyfikować, podać dla nich miary i oszacować. Istnieje wiele różnych metod szacowania, dobór odpowiedniej metody jest bardzo ważny dla projektu. Przykładowe metody, których można użyć to

1. Podejście z góry na dół (z ang. top-down) – metoda polegająca na dekompozycji całości na drobniejsze elementy łatwiejsze do oszacowania. Dzieląc na mniejsze części jesteśmy w stanie dokonać szacunków dla tych mniejszych części. Przykładowo: szacując koszt budowy domu dzielimy na etapy: stan surowy otwarty, stan surowy zamknięty, wykończenie.
2. Podejście dołu do góry (z ang. bottom-up) – metoda polegająca na syntezie drobnych elementów w większą całość. W ten sposób z drobnych elementów składamy większą całość: przykładowo: ażeby wysłać list należy: kupić papier, kopertę znaczek, napisać list, włożyć do koperty, zakleić kopertę, nakleić znaczek, pójść na pocztę i nadać przesyłkę.
3. Szacowanie przez analogię do istniejących produktów, usług, systemów. W przypadku przedsięwzięć internetowych można stosować analogie do istniejących serwisów internetowych o podobnym bądź analogicznym zastosowaniu.
4. Metoda delficka – zbiór metod eksperckich polegających w głównej mierze na oparciu się na niezależnych opiniach ekspertów, którym zadaje się pytanie z dziedziny ich specjalizacji. W metodzie iteracyjnie informuje się o odpowiedziach uzyskanych w poprzedniej turze pozwalając w oparciu o to modyfikować odpowiedź. Istnieje kilka różnych odmian metody delfickiej, w których różnice dotyczą sposobu przeprowadzania wywiadu z ekspertami, przekazywania informacji zwrotnej oraz uzyskiwania wyniku końcowego.
5. Ekstrapolacja dotychczasowych danych – metoda matematyczna polegająca na określaniu wartości funkcji poza pewnym określonym przedziałem na podstawie zachowania funkcji w tym przedziale (np. przewidywanie przyszłych trendów na podstawie danych historycznych).
6. Metody trzypunktowe – metody polegające na określeniu trzech wartości (zwykle jest to minimalna, maksymalna i najbardziej prawdopodobna) i na tej podstawie określenie wartości oczekiwanej przy założonym rozkładzie prawdopodobieństwa (np. rozkład trójkątny, rozkład beta). Przykładem jest metoda WAVE bazująca na rozkładzie beta oraz trzech wartościach: minimalnym, maksymalnym i najbardziej prawdopodobnym. W wyniku otrzymujemy wartość oczekiwaną będącą średnią ważoną trzech uzyskanych liczb. Tę wartość rozważamy jako wartość szacunkowa.
7. Badania ankietowe – metoda uzyskiwania informacji od określonej grupy ludzi na podstawie ankiet dostarczonych przez wybranych (wylosowanych) reprezentantów tej grupy. Badania ankietowe mogą być wykorzystywane do określania oczekiwań grupy docelowej w odniesieniu do tworzonego serwisu internetowego. Jesteśmy w ten sposób w stanie oszacować odsetek populacji, który będzie zainteresowany tworzonym serwisem, a przez to oszacować przyszły ruch w serwisie (liczba odsłon, liczba użytkowników) co przekłada się na potencjalne korzyści.

Dla przedsięwzięć internetowych bardzo istotne jest także określenie grupy klientów dla tworzonych usług.

Przewidywane niepożądane skutki

Bardzo istotnym elementem analizy biznesowej jest zidentyfikowanie i określenie rezultatów projektu postrzeganych jako niekorzystne przez jednego lub więcej interesariuszy. Należy przy tym odróżnić niepożądane skutki (które wydarzą się na pewno) od ryzyka (które jest tylko potencjalny wpływ na projekt). Przykładem niepożądanych skutków jest zaangażowanie organizacji w realizację projektu przy zaniedbaniu bieżącej działalności operacyjnej. Niepożądane skutki należy wycenić i uwzględnić w ocenie opłacalności inwestycji.

Terminy

Ważnym aspektem dla podjęcia odpowiedniej decyzji nt. projektu jest określenie terminów z nim związanych. W kontekście uzasadnienia biznesowego istotne są dwa horyzonty czasowe:

• Termin zakończenia projektu, a właściwie termin wdrożenia produktów projektu (w przypadku przedsięwzięć internetowych będzie to termin uruchomienia serwisu, czy udostępnienia nowej funkcjonalności);
• Termin realizacji korzyści – czyli określenie momentu w przyszłości, kiedy projekt zacznie przynosić korzyści.

Termin zakończenia projektu ustalany jest na podstawie Planu Projektu, w którym szacowany jest np. czas trwania projektu, czas trwania poszczególnych etapów, harmonogram wydatków. Termin realizacji korzyści jest bardzo istotny, gdyż ma bezpośredni wpływ na to, kiedy spodziewamy się pojawienia się pierwszych korzyści z projektu.

Koszty

Podobnie, jak to miało miejsce w przypadku terminów opisanych wyżej, z punktu widzenia aspektów istotnych dla uzasadnienia biznesowego ważne są dwa rodzaje kosztów:

Koszty projektu ustalane na podstawie szacunków przeprowadzonych podczas tworzenia Planu Projektu;
Koszty utrzymania produktów projektu (np. koszty utrzymywania serwerów, łącza internetowego, wydatki na reklamę, serwis).

Pierwszy z nich określa koszty, które trzeba ponieść aby dostarczyć produkty projektu, drugi z nich jest istotny dla operacyjnego utrzymania tych produktów po zakończeniu projektu.

Dodatkowo w tej części uzasadnienia biznesowego wskazywany jest sposób finansowania projektu.

Ocena inwestycji

Ocena inwestycji to najważniejszy rozdział uzasadnienia biznesowego. Tutaj porównujemy koszty i korzyści projektu stosując narzędzia analizy finansowej.

W analizie inwestycji bierzemy pod uwagę zarówno korzyści jak i negatywne skutki, jeśli zidentyfikowaliśmy takie wcześniej. Pamiętać też należy o kosztach utrzymania, które zmniejszają korzyści w trakcie użytkowania produktu wypracowanego w ramach projektu.

Podczas analizy możemy korzystać z wielu metod stosowanych powszechnie w finansach. Poniżej lista przykładowych wskaźników, które można wykorzystać do oceny opłacalności inwestycji.

1. ROI – z ang. Return on Investment – zwrot z inwestycji. Stosunek zysku do zainwestowanego kapitału,
2. NPV – z ang. Net Present Value – wartość bieżąca netto. Metoda pozwalająca policzyć dzisiejszą wartość inwestycji przy założeniu zmiennej wartości pieniądza w czasie (tzn. przyszłe przepływy finansowe są mniej warte niż dzisiejsze). Do obliczenia NPV stosuje się dyskontowanie (czyli obliczenie dzisiejszej wartości stosując odpowiednią stopę procentową dla przyszłych pieniędzy).
3. IRR – z ang. Internal Rate of Return – wewnętrzna stopa zwrotu, która pozwala porównać stopę zwrotu z projektu ze stopą jaką moglibyśmy uzyskać, gdybyśmy pieniądze zamiast w projekt inwestowali na przykład na lokacie bankowej. Wewnętrzną stopa zwrotu to taka stopa, dla której NPV (patrz wzór powyżej) wynosi zero.
4. PP – z ang. Payback Period – okres zwrotu. Określa czas po których wpływy zrównają się wydatkami (przy założeniu, że najpierw w projekcie realizowane są wydatki a następnie uzyskujemy wpływy).
5. Analiza wrażliwości – jest to metoda pozwalająca zbadać zależność parametrów opłacalności projektu od zmiennych czynników. Jej zastosowanie polega na zmienianiu jednego wybranego parametru analizy i obserwowaniu zmienności wybranego wyniku (np. NPV).

Metody powyższe używane są do ilościowego określenia korzyści finansowych projektu. Niestety nie wszystkie korzyści łatwo jest wycenić w pieniądzach. Dla niektórych z nich może to być bardzo trudne, czy wręcz niemożliwe. Może się też zdarzyć, że samo dokonanie wyceny byłoby zbyt drogie w stosunku do zysku z realizacji projektu. W takiej sytuacji pozostajemy przy korzyściach określonych jakościowo.

Ocena inwestycji powinna uwzględniać także sposób finansowania projektu. Jest to jeden z elementów mających wpływ na podjęcie decyzji o realizacji bądź odstąpieniu od projektu.

Główne ryzyka

Kolejnym ważnym czynnikiem służącym do oceny przedsięwzięcia jest ryzyko . To, jak duża niepewność związana jest z realizacją korzyści z projektu ma wpływ na to, jak dużych korzyści będziemy oczekiwali z projektu. W szczególności, w aspektach finansowych, będzie to wiązało się z koniecznością uzyskania wyższej stopy zwrotu. Jednocześnie trzeba pamiętać, że ryzyko jest nieodłącznym elementem każdej działalności biznesowej, dlatego odpowiednie szacowanie ryzyka stanowi nieodłączny element podejmowania decyzji inwestycyjnej.

W rozdziale tym zamieszcza się podsumowanie głównych ryzyk (zagrożeń i szans) związanych z projektem. W uzasadnieniu Biznesowym przedstawiamy te, które mają największy wpływ na projekt oraz największe prawdopodobieństwo wystąpienia. Umieszczenie ryzyk (czyli niepewności w realizacji projektu) daje szanse określenia oceny szans zakończenia przedsięwzięcia sukcesem.

Biznes plan

Obszerniejszym dokumentem, przedstawiającym znaczenie przedsięwzięcia z perspektywy organizacji jest Biznes Plan. Biznes Plan może zawierać[1]:

1. Plan projektu – plan przeprowadzenia przedsięwzięcia,
2. Plany operacyjnego działania przedsięwzięcia:
   a) Plan organizacyjny określający sposób działania organizacji po wdrożeniu;
   b) Plan marketingowy określający kwestie związane z klientem (np. grupa docelowa, potrzeby, sposób ich zaspokojenia) i rynkiem (np. konkurencja, przewagi konkurencyjne);
   c) Plan techniczny związany z technologicznym funkcjonowaniem wdrożonego rozwiązania;
   d) Plany alternatywne i zapasowe określające sposoby radzenia sobie w sytuacji nagłych zdarzeń w tym alternatywnego wykorzystania produktów przedsięwzięcia.

Literatura:

• Mirosław Prywata Uzasadnienie Biznesowe dla przedsięwzięć internetowych
• PRINCE2. Skuteczne zarządzanie projektami, wydanie 2009 (wersja polska 2010), TSO