Obecnie trwają prace nad opracowaniem szkoleń E-learningowych i M-learningowych zawierających informacje przeznaczone dla osób prowadzących działalność gospodarczą w sektorze MŚP. Planowany termin zakończenia tych prac to 31 grudzień 2011.
30 czerwca 2011, zgodnie z harmonogramem projektu uruchomiona została platforma E-learningowa.
31 marca 2011 r. uruchomiona została platforma oparta na technologii www, zintegrowana z platformą E-Learningu, E-firma i E-Turist
Podstawowe pojęcia
Do rzeczowych składników majątku zalicza się materiały (w tym surowce, opakowania itd.), produkty (półprodukty) i towary (ze względu na odmienny sposób rozliczania, środki trwałe są ewidencjonowane odrębnie). Obiekty tego typu będziemy dla uproszczenia nazywać asortymentami. Ewidencja stanu i obrotów poszczególnych asortymentów odbywa się przy użyciu kartotek.
1. Magazyny
Magazynem nazywamy wydzieloną komórkę firmy, która prowadzi własną ewidencję w postaci kartotek. Może to być sklep, hurtownia, miejsce składowania, akwizytorzy.
2. Kod asortymentu
Asortymenty są oznaczane kodami (symbolami, indeksami). Symbol jest to jednoznaczny identyfikator asortymentu (towaru, materiału). Istnieje dwie możliwości nadawania symboli: przez operatora lub automatycznie (przez program komputerowy).
Pierwsza z opcji występuje, gdy nie prowadzi się ewidencji komputerowej, lub jeśli w symbolu chcemy zawrzeć dodatkowe informacje (a system komputerowy tego nie wykonuje). Dawniej podstawą tworzenia kodów był najczęściej system SWW opracowany przez GUS. Obecnie większe znaczenie ma kod kreskowy (w Europie EAN13).
Automatyczne nadawanie symboli upraszcza ewidencję, ale kod najczęściej nie zawiera żadnych dodatkowych informacji (jest to po prostu kolejny numer w systemie). Ponieważ przy sprzedaży ze stawką VAT inną niż stawka podstawowa musi być podawany symbol SWW, symbol ten jest pamiętany dodatkowo. Podobnie wygląda sprawa z kodem kreskowym.
3. Rodzaje kartotek
Rodzaj kartoteki określa, czego dotyczy dana pozycja. Kartoteki mogą być przechowywane w różnych bazach danych lub różnych tabelach w jednej bazie danych. Może to być także jedna tabela z rozróżnieniem rodzajów (wyróżnikiem kartoteki). Mogą to być kartoteki towarów, produktów, materiałów, surowców, części zamiennych. Ich wydzielenie zależy od specyfiki firmy i istniejących przyzwyczajeń. Przy ewentualnych zmianach warto wziąć pod uwagę potrzeby sprawozdawcze.
4. Kartoteki
Kartoteką nazywa się zestawienie obrotów dla pojedynczego asortymentu. W bazie danych sumaryczne obroty są pamiętane w jednym pliku (tabeli bazy danych), wspólnym dla całego magazynu, albo nawet kilku magazynów obsługiwanych z jednego komputera. Kartoteką nazywa się także ten właśnie plik danych (tabelę). Rekord (wiersz) kartoteki musi zawierać co najmniej sumaryczne dane:
Asortymenty w ramach symboli mogą być dodatkowo podzielone na partie (na przykład w różnych gatunkach). Wówczas oznaczenie każdej partii jest również pamiętane w kartotece. Jeśli ewidencja dotyczy różnego rodzaju asortymentów, każdy rekord musi zawierać wyróżnik kartoteki.
Dodatkowo kartoteka może zawierać następujące informacje:
5. Indeksy, cenniki
Z uwagi na to, że dla jednego asortymentu może powstawać wiele kartotek (od różnych dostawców, w różnych cenach), najczęściej rekord kartoteki zawiera jedynie dane pozwalające identyfikować dany asortyment (wyróżnik kartoteki i symbol). Pełne informacje o asortymentach muszą być pamiętane odrębnie, gdyż inaczej musiałyby być powielane w każdym rekordzie dotyczącym danego asortymentu. Informacje o asortymentach pamiętane są w oddzielnych tabelach. Czasem tabela taka zawiera równocześnie cenę sprzedaży (jeśli w firmie nie stosuje się rozbudowanych cenników). Tabela taka zawiera więc:
Zasady ewidencji
1. Wartość stanów i obrotów
Z każdym asortymentem jest związana cena ewidencyjna. Cena ta oznacza jego jednostkową wartość. Dla towarów ceną ewidencyjną może być cena zakupu, a dla produktów techniczny koszt wytworzenia.
Możliwe jest podawanie ceny innej niż jednostkowa (na przykład za 100kg). Wówczas dodatkowo podaje się przelicznik ceny na jednostkę. Wartość ewidencyjną obliczamy według wzoru: wartość = ilość * cena / przelicznik
Istnieją trzy możliwe sposoby ustalania cen ewidencyjnych:
Przykład:
Na magazyn prowadzony w cenach rzeczywistych z kolejką FIFO zakupiono dwie partie towaru:
10 sztuk po 100
20 sztuk po 110
Następnie sprzedano kolejno 5 i dwa razy po 10 sztuk. Rozchody te zostaną wycenione następująco:
5 x 100
10 x 105
10 x 110
Zauważ, że w powyższym przykładzie dla drugiej partii sprzedaży (10 sztuk) została wyliczona cena średnia. Przy tego typu operacjach powstają również niewielkie odchylenia.
2. Dokumenty obrotowe.
Obroty są dokumentowane odpowiednimi dowodami. Najczęściej spotykane typy dokumentów:
Ponadto mogą być stosowane:
Możliwe jest zrezygnowanie z wystawiania dokumentów Wz. Wówczas rozchód ewidencjonuje się na podstawie dokumentów sprzedaży (faktur).
W przypadku przekazania do sklepu (akwizytorowi), można zamiast standardowych dokumentów Mm stosować rozliczenia wewnętrzne analogicznie do sprzedaży (ale nie nalicza się podatku VAT). Wówczas dokument obrotowy musi zawierać dodatkowe informacje ułatwiające rozliczenie sprzedaży (wartość w cenie sprzedaży i stawki podatku VAT).
Każdy dokument składa się z nagłówka i wierszy. Nagłówek zawiera co najmniej: kod dokumentu, datę, magazyn, numer dokumentu
Ponadto zależnie od rodzaju dokumentu w nagłówku mogą znajdować się dane, zależne o typu dokumentu:
Pz:
Mm:
Wiersze dokumentów zawierają co najmniej następujące informacje:
Dodatkowo w zależności od rodzaju dokumentu wiersz może zawierać:
Wz:
Pz:
Mm:
Dokumenty Pz. mogą być ewidencjonowane razem z fakturą zakupu, jako jeden dokument. Dokumentem obrotowym może być też faktura sprzedaży.
Ilość zafakturowana może się różnić od ilości według obrotów magazynowych - na przykład gdy cena opakowań jest wliczona w cenę towaru. Wówczas opakowania są 'zdejmowane' z magazynu, ale nie są umieszczane na fakturze. Także asortyment, który wchodzi w skład kompletów może być ewidencjonowany odrębnie.
Zasady ewidencji
W małych firmach handlowych o dużej rotacji towarów (na przykład w sklepach spożywczych) możliwe jest prowadzenie wyłącznie wartościowej ewidencji towarów. W takim przypadku nie prowadzi się ewidencji zakupów i sprzedaży w rozbiciu na poszczególne asortymenty. Zakupy ewidencjonuje się wartościowo w rozbiciu na poszczególne stawki podatku VAT. Utargi ze sklepów wyposażonych w kasy fiskalne wprowadza się również w rozbiciu na stawki VAT. Pozostałe utargi są wprowadzane jedną kwotą.
Wartość towarów
1. Ewidencja wartościowa.
Nie ma żadnej informacji o ilościowym stanie magazynów. Wszystkie operacje są ewidencjonowane wartościowo (także przerzuty).
2. Ewidencja ilościowo wartościowa.
Rozróżnia się magazyny z ewidencją ilościowo wartościową i sklepy z ewidencją wartościową. Zakupy wprowadza się dokumentami PZ. Następnie przeprowadza się przerzuty towarów na sklepy, gdzie ewidencjonuje się jedynie wartość towarów.
Druga z możliwości ma tą zaletę, że umożliwia dokładną kontrolę stanów magazynowych. Ułatwia też odszukanie cen zakupu (do inwentaryzacji). Powinna być stosowana zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach. Jest to także dobre rozwiązanie dla firm produkcyjnych posiadających własne sklepy detaliczne.
Podstawowe operacje
Podstawową operacją wykonywaną w trakcie miesiąca jest zakup towarów. Zakupy wprowadza się przy użyciu kwot globalnych, bez rozbicia na poszczególne asortymenty. Jeśli równocześnie podaje się wartość detaliczną sprzedaży, powstają dane umożliwiające obliczenie wyniku na sprzedaży i oszacowanie wartości towarów na sklepie. Przy prowadzeniu pełnej księgowości podawanie detalicznej wartości towarów jest obligatoryjne.
Utargi dzienne są ewidencjonowane w rozbiciu na stawki VAT. Sprzedaż na faktury jest wyłączona z ogólnej kwoty utargu.
Jeśli nie dysponujemy szczegółową ewidencją sprzedaży w rozbiciu na stawki podatku VAT, dopuszczalne jest na zakończenie miesiąca obliczenie należnego podatku VAT w oparciu o strukturę zakupu. Jeśli przykładowo 90% towaru kupiliśmy ze stawką 23%, to przyjmuje się, że 90% sprzedano z taką stawką.
Środkami trwałymi nazywamy trwałe, rzeczowe składniki majątku, których okres użytkowania przekracza rok. Przyjmuje się, że środki trwałe zużywają się stopniowo. W związku z tym zaliczenie tej wartości w koszty odbywa się również stopniowo w czasie. W tym celu ustala się stawki amortyzacyjne. Ustalają one, jaki procent wartości ma być wpisany w koszty w danym roku. Dla środków o małej wartości (wyposażenia) można odpisać w koszty całą wartość środka trwałego z chwilą jego wydania do użytkowania..
Przykład:
Zakupiono
urządzenie wartości 2400 zł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustalono stawkę amortyzacyjną 10%. W ciągu roku wartość amortyzacji wynosi 240 zł (20 zł miesięcznie).
Uwagi
Podany powyżej sposób naliczania amortyzacji nazywamy metodą liniową. Dopuszcza się także metodę degresywną, która polega na tym, że wartość amortyzacji jest większa w pierwszym okresie używania środka, a następnie maleje. W metodzie tej stosuje się następujące zasady:
Przykład:
Dla środka trwałego z poprzedniego przykładu zastosowano degresywną metodę naliczania amortyzacji ze współczynnikiem podwyższającym
równym 3.
W pierwszym roku wartość amortyzacji wyniesie: 2400 * 10% * 3 = 720
Wartość na początek następnego roku wyniesie 1680 ( 2400 - 720).
Amortyzacja za ten rok wyniesie 504 ( 1680* 10% * 3)
Równocześnie z naliczaniem amortyzacji następuje umorzenie wartości środka trwałego (w tej samej wysokości). Istnieją jednak wyjątki (na przykład grunty), dla których nie nalicza się umorzenia.
Koszty są grupowane na kontach kosztów (zespół 4 planu kont) według ich rodzajów. Na przykład wyróżnia się zużycie materiałów, płace itd. Następnie koszty te są rozliczane na różne rodzaje działalności (zespół 5).
W małych i średnich przedsiębiorstwach rozliczanie kosztów według rodzajów działalności stosuje się w przypadku występowania produkcji. W pozostałych przypadkach koszty są przenoszone bezpośrednio na konta zespołu 7 (konta wynikowe). Koszty są przenoszone poprzez wybrane konto zespołu 4 i zespołu 5. W zespole 4 jest to najczęściej konto 490, a w zespole 5 konto 580.
Koszty mogą być rozliczane dla każdego dokumentu. Można też rozliczyć je globalnie - na koniec miesiąca.
Przykład:
rozliczenie kosztów firmie produkcyjnej:
strona Wn ¦ strona Ma
-------------------¦----------------------
konto kwota | konto kwota
-------------------¦----------------------
400.5 120,00 ¦ 100 120,00
530 120,00 ¦ 490 120,00
rozliczenie kosztów firmie handlowej:
strona Wn ¦ strona Ma -------------------¦---------------------- konto kwota | konto kwota -------------------¦---------------------- 400.5 120,00 ¦ 100 120,00 730.00 120,00 ¦ 490 120,00
W przedsiębiorstwach produkcyjnych rozdzielenie kosztów na konta zespołu 5 wykonuje się w celu ustalenia wartości produkowanych wyrobów. Często jest to wykonywane przy pomocy specjalnego zestawienia zwanego rozdzielnikiem kosztów (rozdział kosztów poszczególnych rodzajów na dziedziny działalności ). Rozdzielnik można przedstawić jako tablicę, której wiersze stanowią konta zespołu 5 a kolumny konta zespołu 4. Na przecięciu danej kolumny i wiersza można odczytać wielkość kosztów danego rodzaju przypadającą na dane konto zespołu 5. W celu ułatwienia rozliczenia kosztów można zastosować złożoną strukturę konta kosztów. Na przykład:
Przy takiej strukturze konta rozliczanie kosztów może być wykonywane automatycznie.
Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5 najczęściej wiąże się z rozliczaniem produkcji. Koszty przeksięgowane na te konta wyrażają wartość produkcji w toku.
Przeksięgowanie kosztów (Wn konto produktów / Ma konto kosztów) obrazuje wartość wyrobów gotowych przekazanych na magazyn. Najczęściej koszty rozlicza dokumentem przyjęcia produktów na magazyn (PW).Jeśli utrzymywane są niezerowe zapasy na magazynie wyrobów gotowych, konieczne jest ustalenie jednostkowej wartości produktów, aby móc te zapasy wycenić. W tym celu wykonuje się kalkulację kosztów.
Kalkulacja kosztów
Kalkulacja może polegać na podzieleniu kosztów bez reszty na wykonaną produkcję. Mamy wówczas do czynienia z kalkulacją według kosztów rzeczywistych. Zasada taka jest możliwa do zastosowania jedynie wówczas, gdy można dokładnie rozliczyć produkcję na koniec miesiąca (nie istnieje produkcja w toku).
Jeśli cykl produkcyjny jest dłuższy, można stosować kalkulacje wg kosztów normatywnych (kalkulacja planowana). Polegają one na sumowaniu planowanych kosztów jednostkowych (na podstawie danych technologicznych dotyczących produkcji). Według tej kalkulacji wylicza się wartość jednostkową produkcji.
W ciągu roku wycena produkcji odbywa się w oparciu o kalkulację normatywną. Na koniec roku sumuje się koszty faktyczne i rozbija je na poszczególne wyroby proporcjonalnie do kosztów planowanych (kalkulacja wynikowa).
Jeśli przedsiębiorcy nie zależy na dokładnym ustaleniu na bieżąco kosztów produkcji, można w ogóle zrezygnować z takich kosztownych obliczeń. Wówczas powinno się regularnie wykonywać inwentaryzację, by ustalić wielkość rzeczywiście zużytych surowców. Wymóg ten wynika z zasad rachunkowości.
Wyróżnia się następujące grupy w układzie kalkulacyjnym kosztów:
Dodatkowo można uwzględnić straty na brakach. Koszty wchodzące w skład grup 3,4,6,7,8 tworzą koszt przerobu. W stosunku do tego kosztu oblicza się zakładany zysk zakładu. Suma kosztów (bez uwzględnienia strat na brakach) nazywana jest kosztem własnym.
Poszczególne grupy kosztów mogą być uwzględniane w postaci kwoty (przypadającej na wyrób), bądź też szacowane przy pomocy współczynnika w stosunku do innego rodzaju kosztów. Ten drugi przypadek stosuje się, gdy trudno obliczyć wielkość w postaci kwoty (np. ilość zużytej energii na jeden wyrób). Można stosować współczynniki ustalane metodą historyczno - statystyczną. Polega to na tym, ze oblicza się sumę kosztów poniesionych w minionym okresie (np. kosztów składających się na koszt sprzedaży za ubiegły rok) i sumę odpowiedniej kategorii (np. kosztów wytworzenia) w tym samym okresie. Dzieląc tak otrzymane wielkości przez siebie otrzymujemy odpowiedni współczynnik (np. suma kosztów sprzedaży przez sumę kosztów wytworzenia daje współczynnik kosztów sprzedaży). Współczynnik taki jest wykorzystywany do oszacowania wielkości w stosunku do której go obliczono (np. koszt sprzedaży szacuje się jako iloczyn kosztu wytworzenia i współczynnika kosztów sprzedaży).
Jeśli nie wszystkie materiały przekazane do produkcji (dokumentem RW) zostały zużyte, musimy ten fakt uwzględnić przy wycenie produktów. Jeśli cykl produkcyjny jest długi, stosuje się tzw. magazyny fazowe, w których przechowywane są produkty nie zakończone. Aby wycenić produkcję w toku musimy wykonać kalkulację fazową, pozwalającą wycenić produkt w każdej fazie produkcji (a nie tylko produkt zakończony). Jeśli nie stosuje się podziały produkcji na fazy, można zastosować o wiele prostsze rozwiązanie. Na koniec miesiąca dokonuje się spisu materiałów wydanych z magazynu, ale nie zużytych do produkcji. Materiały te nazywa się materiałami niezaangażowanymi. Dokonuje się przeksięgowania wartości tych materiałów z powrotem na magazyn, analogicznie jak dla dokumentów Zw (Zwrot z produkcji). Aby nie fałszować obrotów konta Materiały (310) można wydzielić odrębne konto Materiały nie zaangażowane, lub wprowadzić dodatkowy magazyn.
W firmach prowadzących pełną księgowość wszelkie dokumenty dotyczące zakupu i sprzedaży powinny zawierać informacje o sposobie rozliczenia należności. Istnieją następujące możliwości:
Razem z kwotą rozliczenia zaliczki musimy natomiast podać kod pracownika rozliczającego się z pobranej na zakupy zaliczki. Kwota ta jest księgowana na koncie analitycznym rozliczeń z tymże pracownikiem.
Bardzo ważną rzeczą jest powiązanie zapłat z fakturami. Dlatego w chwili dokonania zapłaty powinno się podawać numer faktury, której zapłata dotyczy.
Na tej podstawie tworzy się tabelę (zestawienie), której wiersze obejmują zarówno informację o fakturze, jak i zapłacie.
Ewidencja księgowa odbywa się w walucie polskiej (złoty). Jednak dla transakcji przeprowadzonych w innych walutach dopuszcza się ewidencję dwuwalutową.
Wartość transakcji przelicza się na złotówki według kursu obowiązującego w dniu zawarcia transakcji (kurs średni NBP). Na kontach jest zapisywana wartość w walucie polskiej oraz walucie w jakiej dokonano transakcji. Nie powinno się księgować na tym samym koncie walutowym kwot w różnych walutach.
Salda kont walutowych przelicza się według kursu obowiązującego w dniu sporządzenia bilansu. W związku z tym powstają różnice kursowe.
Różnice kursowe oblicza się na dzień sporządzenia bilansu. Oblicza się je dla każdej z walut oddzielnie. Sumujemy salda złotowe i walutowe dla wybranej waluty a następnie wyliczamy nowe saldo mnożąc saldo walutowe przez obowiązujący kurs.
Różnica między tak wyliczoną kwotą a sumą sald złotowych daje wartość różnic kursowych.
Różnice kursowe są księgowane na koncie kosztów i przychodów finansowych (75).
Oprócz różnic kursowych bilansowych występują różnice kursowe zrealizowane. Powstają one przy regulowaniu zobowiązań walutowych oraz otrzymanych należnościach wyrażonych w walutach obcych.
