Informatyka w przedsiębiorstwie

Informatyka współtworzy kapitał intelektualny przedsiębiorstwa

Kapitał intelektualny przedsiębiorstwa można oszacować, jako różnicę między wartością rynkową i księgową przedsiębiorstwa. Czasami – gdy jest on szczególnie istotny – umieszcza się go w sprawozdaniach jako aktywa niematerialne (w sensie: nieuchwytne przy pomocy metod księgowych, ang. intangible).

Z punktu widzenia informatyki, szczególnie atrakcyjne są te metody ujmowania kapitału intelektualnego, które są oparte o miary liczbowe¹. Informatyka może w tym wypadku dostarczyć narzędzi, ułatwiających budowanie modeli. Wyróżnić należy tu metodę zrównoważonej karty wyników (balanced scorecard), która doczekała się implementacji w różnych systemach typu business intelligence (zob. dalej).

Systemy informatyczne w planach strategicznych przedsiębiorstwa.

Ujęcie systemów informatycznych w planach strategicznych przedsiębiorstwa jest niezmiernie istotne nie tylko z uwagi na sygnalizowane powyżej jej znaczenie. Jak zauważa M. Flasiński², definicje projektów informatycznych powinny pojawić się jako elementy strategii całej organizacji. Pozwoli to traktować poważne inwestycje w informatykę na równi z innymi inwestycjami. Unikamy w ten sposób dwóch niebezpieczeństw: nieefektywnego wydawanie pieniędzy i ich bezsensownego oszczędzania³. Decyzja o podjęciu lub zaprzestaniu realizacji projektu wymaga decyzji o zmianie strategii.

Business Intelligence – koniec intuicji?

Jednym z najistotniejszych problemów, jakie są postrzegane na poziomie zarządzania strategicznego, jest dostęp do rzetelnych informacji w możliwie zwartej formie (na przykład kilku współczynników). Dzięki mocom obliczeniowym i technikom, jakimi dysponuje obecnie informatyka, problem nadmiaru informacji jest możliwy do rozwiązania. Przetwarza się coraz więcej informacji, obejmujących prawie cały obszar działania przedsiębiorstwa. Ekploracja zgromadzonych danych (ang. data mining) pozwala na lepszą analizę skutków każdej decyzji. Dlatego pojawiają się głosy, że dotychczasowy styl zarządzania, oparty o intuicję nie jest adekwatny do współczesnych wyzwań (zob. Wojciech Chmielarz „Droga od intuicji do inteligencji”⁴ . Jest to jednak mit, podobny do tego, który głoszono wiele lat temu na temat biura bez papieru⁵.Prawda jest taka, że systemy typu BI nie zastąpią intuicji, ale pozwalają sprawdzić wiele z intuicyjnie przyjętych tez.

Problem kompetencji

Pierwsza książką z dziedziny informatyki, jaką czytałem⁶, zawierała opis budowania piramidy od góry. Ta metafora pozostaje stale aktualna – mimo upływu lat. Należy o niej pamiętać szczególnie wówczas, gdy rozważa się inwestycje w cudowne systemy informatyczne, rozwiązujące wszelkie problemy. Nic nie zastąpi solidnej pracy od podstaw. Zanim pojawią się możliwości oferowane przez business inteligence, musi być zbudowana solidna podstawa. 

 Rysunek 1. Hierarchia w systemach informatycznych i informacyjnych.

Komputeryzacja polega na zastosowaniu środków informatycznych dla usprawnienia systemu informacyjnego na poszczególnych poziomach systemu. Podstawą są systemy transakcyjne, służące do gromadzenia danych.

Wybór systemu

Systemy gotowe, czy budowane pod konkretne potrzeby?

Firmy oferujące systemy zintegrowane (ERP - Enterprise Resource Planning) mają bardzo prostą odpowiedź na powyższe pytanie. Wysoka cena tych systemów ma mieć uzasadnienie właśnie w tym, że sprzedaje się (kupuje) coś więcej niż rozwiązanie techniczne. I w niektórych przypadkach może to być prawdą. Jednak im bliżej czubka piramidy, tym trudniej dobrać odpowiedni system „z półki” (ang. Commercial-Off-The-Shelf, COTS). Warto w tym kontekście zwrócić uwagę, na dwa podejścia do biznesu widoczne wśród firm informatycznych. Chodzi o związek między celem każdego przedsiębiorstwa, jakim jest zarabianie pieniędzy, a jego misją – czyli dostarczaniem produktów i usług. Koncentracja na zysku finansowym powoduje, że podejmowane działania oceniane są wyłącznie poprzez finansowe efekty. Przy innym podejściu bierze się pod uwagę rozwój przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie czasowej. Zysk finansowy staje się sprawą drugoplanową. Bez wątpienia firmy wybierające taką drogę rozwoju stają się bardziej atrakcyjnym partnerem dla klientów. Nie bez przyczyny prezes największej firmy informatycznej w Polsce mówił niedawno o tym, że należy skończyć z arogancją wobec odbiorców.

Przetwarzanie w chmurze

Przetwarzanie w chmurze (cloud computing) jest najnowszą tendencją rozwoju systemów informatycznych dla przedsiębiorstw. Jej rozwój powiązany jest z modelem dzierżawienia systemów. Twórcy aplikacji dla przedsiębiorstw udostępniają je na swoich serwerach, świadcząc równocześnie usługi serwisowe.

Do internetu (w chmurę) przenoszone są także aplikacje biurowe (zob. GoogleDocs,
http://www.teamlab.com/solutions.aspx), a nawet dyski do przechowywania danych.

Specyfikacja wymagań

Jak słusznie zauważa M. Flasiński⁷, rzeczywistym problemem nie jest wybór gotowego systemu lub budowanie go od podstaw. Problemem jest brak dogłębnego rozeznania potrzeb, albo niechęć firm realizujących system do ich wypełnienia (co najczęściej wiąże się z zaniżeniem środków, jakie są przeznaczone na przygotowanie systemu). Widać więc, że projekt informatyczny powinien obejmować trzy fazy:

• sformułowanie wymagań,
• wybór optymalnego rozwiązania,
• wdrożenie

Najgorszym rozwiązaniem problemu sformułowania wymagań jest powierzenie tego zadania w całości dostawcy systemów. Co prawda większość z nich oferuje „analizę przedwdrożeniową”, ale nawet przy jak najsolidniejszym podejściu do zagadnienia, ich metody są zazwyczaj nastawione na asaptację oferowanego systemu. Wybór systemu musi więc paradoksalnie poprzedzać analizę potrzeb, warunkującą adekwatność tego wyboru! Dlatego w naprawdę dużych przedsięwzięciach zatrudnia się niezależnych konsultantów. Nadal pozostaje jednak problem: rzeczywista wiedza na temat potrzeb jest wewnątrz przedsiębiorstwa. Jeśli więc przedsiębiorstwo to dysponuje odpowiednimi możliwościami, powinno samo dokonać analizy potrzeb. W razie wyboru innego rozwiązania, warunkiem niezbywalnym powodzenia jest aktywny udział pracowników w przygotowaniu wdrożenia.

Co obejmuje projekt systemu informatycznego

Projekt informatyczny opisuje przekształcenie istniejącego systemu w system zgodny z wymaganiami. Dlatego sformułowanie wymagań musi być poprzedzone analizą, wykonaną na poziomie procesów biznesowych. Następnie powinno zostać wykonane modelowanie konceptualne⁸, (pojęciowe, logiczne), które stanowi dobrą podstawę do zaprojektowania struktury bazy danych⁹.

Potrzeba innych elementów projektu jest uzależniona od przyjętej metodyki zarządzania. W sformalizowanych metodykach w rodzaju Prince2, pojawia się cały szereg dokumentów opisujących każdy krok realizacji systemu. Takie podejście w przypadku mniejszych systemów, których realizacja odbywa się pod stałą kontrolą inwestora, ma swoje poważne wady. Przede wszystkim należy do nich problem ze zmianą raz przyjętych założeń (w skrajnym przypadku może więc powstać coś zupełnie bezużytecznego, albo też projekt może się załamać po wyprodukowaniu sterty makulatury). Dlatego powstały bardziej elastyczne („zwinne”) metodyki określane jako Agile Project Management (APM). Przy ich wykorzystaniu istnieje duża szansa na uzyskanie tego, co inwestor rzeczywiście potrzebuje (dotyczy to także dokumentacji – powstaje gdy jest potrzebna). Ilustracja obok pokazuje w karykaturalnej formie problem tradycyjnego podejścia do budowy systemów.

Informatyka w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa

Organizacyjne rozwiązania w zakresie technologii informatycznych bywają bardzo różne - zależnie od wielkości i rodzaju przedsiębiorstwa. Optymalna organizacja może być znaleziona wyłącznie poprzez analizę potrzeb i znalezienie rozwiązań potrzebnych do ich zaspokojenia. Potrzeby te można rozważać w następujących aspektach:

• rozwój utrzymanie systemów,
• zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania,
• wsparcie użytkowników,
• potrzeby własne (zarządzanie zasobami IT).

Wcześniejsze uwagi dotyczyły głównie pierwszego z tych aspektów. Wraz ze wzrostem znaczenia informatyki, rosną też oczekiwania względem bezpieczeństwa. Dlatego wcześniej czy później, w każda organizacja decyduje się na wdrożenie (bardziej lub mniej formalnie) polityki bezpieczeństwa.

Organizowanie wsparcia (serwisu dla użytkowników) może być traktowane jako rozwinięcie i uzupełnienie polityki bezpieczeństwa. Użytkownik musi mieć możliwość znalezienia pomocy w każdej sytuacji. W przypadku bardziej złożonych organizacji warto to sformalizować w postaci procedur awaryjnych, oraz systemu obsługi zgłoszeń od użytkowników traktowanych jak klientów (klienci wewnętrzni).

Tabela: informatyka w różnych aspektach działania przedsiębiorstwa.

Przypisy: